Digitaal vrijwilligersplatform

Projectnaam 

Digitaal vrijwilligersplatform ter ondersteuning van het vrijwilligersloket

Start- en einddatum RFI

Tijdspanne om uw diensten en/of producten kenbaar te maken: 30 maart tot en met 13 april 2022 om 17 uur.

Opdrachtgever / projectverantwoordelijke
Lokaal Bestuur Blankenberge
LDC De Bollaard, vrijwilligersloket
Koning Albert I-laan 112, 8370 Blankenberge
T 050 235 850
vrijwilligersloket@blankenberge.be 

Context en voorwerp van RFI 

Bij het lokaal bestuur zijn heel wat vrijwilligers aan de slag. Zij leveren mooi werk binnen de verschillende diensten, volgens de eigen interesses. Het werk van de vele vrijwilligers heeft een grote meerwaarde voor zowel de diensten, onze maatschappij, als voor de vrijwilliger zelf. 

Het vrijwilligersloket is gelokaliseerd in het lokaal dienstencentrum De Bollaard, waar alle kandidaat-vrijwilligers zich kunnen aanmelden. Dit loket wordt bemand door een medewerker van het dienstencentrum. Kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek: er wordt samen met de vrijwilliger besproken wat de exacte verwachtingen zijn. We verkennen de mogelijkheden en interesses, de beschikbaarheden en de mogelijke verplaatsingen. Samen wordt op zoek gegaan naar een goede match met een takenpakket voor een vrijwilliger binnen het Lokaal Bestuur Blankenberge.

Het bestaande vrijwilligersloket wil zich verder digitaal uitbouwen om alle (toekomstige) vrijwilligers beter te informeren, te begeleiden naar een vrijwilligersplaats en het efficiënter bijhouden van alle nodige administratie. Een gebruiksvriendelijk digitaal vrijwilligersplatform met bijhorend CRM-platform kan een stap in de goeie richting zijn om vraag en aanbod bekend te maken, te centraliseren en te beheren. Het biedt ook opportuniteiten om potentiële vrijwilligers nog actiever warm te maken om aan de slag te gaan en zo het vrijwilligersbestand verder uit te breiden.

Verwachtingen

De bedrijven die informatie willen delen over hun producten of diensten, schetsen een zo volledig mogelijk beeld van de door hen aangeboden functionaliteiten. Ze doen dit op een dergelijke manier, dat het mogelijk maakt voor het Lokaal bestuur om na te gaan in hoeverre de beschrijvingen van het product of de dienst toelaten de verwachtingen in te vullen.

Louter indicatief mag bij het informatieaanbod ook prijsinformatie toegevoegd worden.

Deze marktprospectie heeft enkel tot doel gegevens te verzamelen om in een later stadium op de meest efficiënte wijze kan plannen een vervolgprocedure te kunnen opmaken.

Gegevens die overgemaakt worden, worden in dit stadium NIET beoordeeld.

Het vrijwilligersplatform moet minstens bestaan uit volgende onderdelen: 

• mogelijkheid tot aanbieden vacatures:
  • Om nieuwe en bestaande vrijwilligers sneller en efficiënter te begeleiden naar een geschikte vrijwilligersplaats, willen we de vrijwilligersvacatures van het Lokaal Bestuur maar ook deze van professionele middenveldorganisaties en blankenbergse verenigingen in de vorm van overzichtelijke, aantrekkelijke, online vacatures aanbieden op onze eigen stadswebsite of via een app.
  • Alle interne diensten of externe organisaties die werken met vrijwilligers moeten toegang hebben tot het aanmaken en beheren van hun eigen vacature(s) die automatisch verschijnen op de website of app.
  • Kandidaat-vrijwilligers moeten zich via een registratiemodule en bevestigingssysteem op een toegankelijke en laagdrempelige manier snel en rechtstreeks kunnen kandidaat stellen voor de openstaande vacatures.
  • Kandidaat-vrijwilligers moeten zich op een toegankelijke en laagdrempelige manier kunnen aanbieden zonder zich kandidaat te stellen voor een specifieke functie cfr. spontaan solliciteren.
• mogelijkheid voor top-downcommunicatie:
  • De mogelijkheid en ondersteuning om proactief te informeren rond vrijwilligerswerk door teksten aan te bieden die automatisch up-to-date gehouden worden.
    Voorbeeld: vrijwilligerswetgeving, jaarlijkse wijzigingen van de maximumbedragen van de forfaitaire kostenvergoeding die een vrijwilliger kan ontvangen.
  • Mogelijkheid tot het versturen van nieuwsbrieven
• mogelijkheid tot bottom-upcommunicatie en acties:
  • Mogelijkheid dat de kandidaat-vrijwilliger bij het indienen van een spontane kandidatuur reeds zijn gegevens input in het systeem via een registratiemodule. Deze gegevens dienen ook door de vrijwilliger zelf beheerd en aangepast worden.
  • Vrijwilligers aan het woord laten door getuigenissen weer te geven op de pagina.
  • Vrijwilligers kunnen hun voorkeurstaken of -plaatsen om vrijwilligerswerk te doen aanduiden bij registratie waarna ze enkel de beschikbare vacatures van hun eigen selectie te zien krijgen.
• CRM-platform met volgende mogelijkheden:
  • mogelijkheid tot data-analyse; voor rapportage allerhande.
  • Database van vrijwilligers met hun gegevens, informatie en voorkeuren
  • Diverse mogelijkheden tot het exporteren van data, bv. medewerkerslijsten, in Excel file
  • Automatische aanmaak contracten (3 verschillende nl. OCMW, stad en dagcontracten)
  • Op eenvoudige wijze de aanwezigheden registeren ofwel door de vrijwilliger of door de dienst zelf. 
  • Automatische aanmaak kostennota’s in functie van het uitbetalen van vrijwilligersvergoedingen.
  • Mogelijkheid dat de diverse diensten hun vrijwilligers via het systeem een mail of SMS een boodschap kunnen doorgeven.
  • Mogelijkheid om via het systeem nieuwsbrieven te versturen
  • Automatische opslag van de gegevens bij het invullen van de registratieformulier in het beheerssysteem.

Minimale verwachting dienstverlening

• Demo
• Opleiding- en coachingstrajecten

Timing uitrol project

April-juni 2022

Praktische regeling 

De potentiële leveranciers van dergelijke oplossingen worden gevraagd mee te werken aan het RFI-proces. Een definitief antwoord wordt verwacht tegen 13 april 2022, 17 uur.

Bij het Lokaal Bestuur Blankenberge heeft het lokaal dienstencentrum De Bollaard (vrijwilligersloket) de verantwoordelijkheid voor het volledige proces. Alle vragen en opmerkingen kunnen gericht worden aan:

OCMW Blankenberge
LDC De Bollaard
Vrijwilligersloket
Koning Albert I-laan 112, 8370 Blankenberge
T 050 235 850
vrijwilligersloket@blankenberge.be

Het Lokaal Bestuur Blankenberge garandeert het vertrouwelijk karakter van alle informatie die in het kader van deze marktprospectie wordt meegedeeld. Met deze marktprospectie doet het Lokaal Bestuur Blankenberge geen afbreuk aan haar verplichting om de wetgeving op de overheidsopdrachten toe te passen. Een al dan niet deelname aan deze marktprospectie zal op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed hebben op de mogelijkheid tot deelname aan een latere overheidsopdracht en hieruit voortvloeiende selectie- en gunningsprocedure. Deze marktprospectie is geen oproep tot mededinging en staat los van enige aanbestedingsprocedure. Een eventuele latere overheidsopdracht zal volledig conform de desbetreffende wetgeving worden georganiseerd overeenkomstig de hierin opgenomen regels.

Vragen? 

Heb je interesse in deze uitdaging?
Bezorg ons dan tegen ten laatste 13 april 2022 om 17 uur de gevraagde informatie.

Daarna hoor je meer over de volgende stappen.