Projectnaam
Cloudbased administratieprogramma en/of -app voor het beheer van de strandcabines Lokaal Bestuur Blankenberge
Start en einddatum RFI
Tijdspanne waarbinnen u uw interesse voor het project kan indienen:
29 oktober 2021, 12 uur t.e.m. 24 december 2021, 17 uur.
Opdrachtgever / projectverantwoordelijke
Lokaal Bestuur Blankenberge, Strand- en reddingsdienst
Koen Levecke
Strandtoezichter
strandtoezicht@blankenberge.be
T 050 636 793
Context en voorwerp van RFI
Het Lokaal Bestuur, meer bepaald de Strand- en reddingsdienst, is op zoek naar een cloudbased programma/app met als doel de administratieve vereenvoudiging van het systeem voor het beheer van de strandcabines.
Op ons strand staan ±1000 cabines. De gegevens hiervan worden op heden in verschillende programmavormen opgeslagen. Dit werk is zeer arbeidsintensief, omslachtig, tijdrovend en weinig effectief.
Het is een kans om alsook onze dienstverlening uit te breiden, te verbeteren en digitaal te vereenvoudigen.
Verwachtingen
- De bedrijven die informatie willen delen over hun producten of diensten, moeten een zo volledig mogelijk beeld schetsen van de door hen aangeboden functionaliteit. Ze moeten het mogelijk maken dat het Lokaal Bestuur Blankenberge kan nagaan in hoeverre de beschrijvingen van het product of de dienst toelaten de verwachtingen in te vullen.
- Louter indicatief mag bij het informatieaanbod ook prijsinformatie toegevoegd worden.
Deze marktprospectie heeft enkel tot doel gegevens te verzamelen. De gegevens die je aanreikt bieden een antwoord op onze vragen, maar worden in dit stadium NIET beoordeeld.
Het programma/de applicatie moet minstens bestaan uit volgende onderdelen:
- Een visuele voorstelling van de cabines op een kaart, met vermelding van cabinenummer: integratie met bestaande geografische informatiesystemen (GIS)
- waarop de klant via de website van Blankenberge:
- ziet waar zijn/haar cabine staat of moet staan (aan de hand van het cabinenummer)
- kan aangeven wanneer de cabine geplaatst wordt;
- de beschikbaarheid van de plaatsen kan raadplegen;
- een standplaats kan reserveren;
- waarop de Strand- en reddingsdienst:
- toegang krijgt tot achterliggende gegevens: naam, adresgegevens, rijksregisternummer, e-mailadres, categorie (eigen gebruik, kroostrijk gezin, verhuur), telefoon- en/of gsmnummer, naam plaatser cabine;
- extra opmerkingen kan toevoegen;
- de geschiedenis van de standplaats kan raadplegen (bv. vorige eigenaars van de standplaats);
- kan aanvinken of de cabine op het strand geplaatst werd;
- kan zien of het standgeld betaald werd (facturatievereenvoudiging);
- waarop de klant via de website van Blankenberge:
- De mogelijkheid om documenten eenvoudig op te maken, aan te passen en te versturen via e-mail (per cabine of naar de volledige lijst) door integratie Arco, ons extern programma voor briefwisseling.
- De mogelijkheid om te mailen vanuit het programma/de app: bv. voor stormwaarschuwing, de uitnodiging tot betalen standgeld, ...
- Beheer/opvolging van de wachtlijst voor standplaatsen (eventueel automatisch).
Qua service verwachten we minstens het volgende:
- Opleiding, coachingstrajecten en problem solving
Timing uitrol project
Januari - februari 2022
Praktische regeling
De potentiële leveranciers van dergelijke oplossingen worden gevraagd mee te werken aan het RFI-proces. Een definitief antwoord wordt verwacht tegen 24 december 2021, 17 uur.
Bij het Lokaal Bestuur Blankenberge heeft de Strand- en Reddingsdienst de verantwoordelijkheid voor het volledige proces. Alle vragen en opmerkingen kunnen gericht worden aan:
Strand- en Reddingsdienst
T 050 636 793
strandtoezicht@blankenberge.be
Het Lokaal Bestuur Blankenberge garandeert het vertrouwelijk karakter van alle informatie die in het kader van deze marktprospectie wordt meegedeeld. Met deze marktprospectie doet het Lokaal Bestuur Blankenberge geen afbreuk aan haar verplichting om de wetgeving op de overheidsopdrachten toe te passen. Een al dan niet deelname aan deze marktprospectie zal op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed hebben op de mogelijkheid tot deelname aan een latere overheidsopdracht en hieruit voortvloeiende selectie- en gunningsprocedure. Deze marktprospectie is geen oproep tot mededinging en staat los van enige aanbestedingsprocedure. Een eventuele latere overheidsopdracht zal volledig conform de desbetreffende wetgeving worden georganiseerd overeenkomstig de hierin opgenomen regels.
Vragen?
Heb je interesse in deze uitdaging?
Geef ons dan tegen ten laatste 24 december 2021, 17 uur een seintje.
Daarna hoor je meer over de volgende stappen.