Inleiding, context en doelstellingen
Het lokaal bestuur Blankenberge organiseert jaarlijks een aantal grootschalige en beeldbepalende evenementen die een belangrijke plaats innemen binnen het toeristische en economische verhaal van de stad. Tot deze evenementen behoren onder meer het Bloemencorso, Radio2 Zomerhit, Sip & Bite, de Blankenbergse Feesten, de Havenfeesten en Halloween met zijn parade en randactiviteiten.
Deze publiekstrekkers brengen jaar na jaar een groot en divers publiek op de been en dragen sterk bij aan de uitstraling van Blankenberge. Tegelijk bieden ze interessante commerciële en promotionele kansen voor bedrijven en organisaties die zich willen verbinden aan sterke lokale evenementen.
Om het succes van deze evenementen verder te versterken en duurzaam te verankeren, wenst het lokaal bestuur haar sponsorwerking verder te professionaliseren. Via deze marktbevraging wil Blankenberge inzicht verwerven in de actuele mogelijkheden binnen de sponsorwereld, de expertise en aanpak van gespecialiseerde bureaus, en de verschillende samenwerkingsmodellen die vandaag op de markt beschikbaar zijn.
Belangrijk: deze marktbevraging heeft uitsluitend een verkennend karakter en geldt niet als een formele aanbestedingsprocedure.
Met deze bevraging wil het lokaal bestuur volgende doelstellingen realiseren:
- Het structureel verhogen van de sponsorinkomsten voor stedelijke evenementen.
- Het aantrekken van kwalitatieve partners die een duidelijke meerwaarde bieden voor de evenementen en de stad.
- Het uitbouwen van duurzame en wederzijds waardevolle langetermijnrelaties met sponsors.
- Het versterken van de merkwaarde, uitstraling en impact van de stedelijke evenementen.
- Het verkrijgen van inzicht in innovatieve sponsorformules en commerciële kansen die aansluiten bij de ambities van Blankenberge.
Het gezochte partnerprofiel
Blankenberge zoekt partners met ervaring in sponsorwerving voor evenementen.
De ideale partner heeft ervaring met het uitwerken van sponsorpakketten, is sterk in prospectie en verkoop, kan relaties goed opvolgen en denkt creatief mee over sponsoractivaties.
Ervaring met publieke organisaties of grote publieksevenementen is hier zeker een pluspunt.
Indicatieve afbakening van de opdracht
De beoogde samenwerking omvat het volledige traject van strategie tot uitvoering, opgedeeld in vier kernpijlers:
- Strategie
Het analyseren van het sponsorpotentieel van de verschillende evenementen, het uitwerken van een duidelijke sponsorstructuur met sponsorniveaus, pakketten en prijszetting, en het bepalen van een aantrekkelijke positionering richting potentiële sponsors. - Sales en prospectie
Het actief identificeren, benaderen en overtuigen van potentiële sponsors en partners. De effectieve verkoop, contractonderhandelingen en contractafsluiting gebeuren door of in nauwe samenwerking met lokaal bestuur Blankenberge. - Relatiebeheer
Het professioneel onderhouden van bestaande sponsorrelaties, het verzorgen van de opvolging voor, tijdens en na de evenementen en het transparant rapporteren over de gerealiseerde resultaten en meerwaarde. - Activatie en uitvoering
Het uitwerken van creatieve sponsoractivaties en het integreren van sponsors binnen de totale evenementenbeleving. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de betrokken stadsdiensten en andere relevante partners.
Deze omschrijving is indicatief en dient als basis om de mogelijkheden en samenwerkingsvormen binnen een eventuele toekomstige opdracht verder te verkennen.
Vragen aan de markt
Geïnteresseerde partijen worden uitgenodigd voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Dit gesprek kan zowel fysiek als online plaatsvinden. Tijdens dit overleg krijgen kandidaten de kans om hun visie, aanpak en expertise toe te lichten.
Tijdens dit gesprek stel je jouw organisatie kort voor en geef je een overzicht van enige relevante ervaring. Daarbij gaat de voorkeur naar projecten binnen de publieke sector of grootschalige publieksevenementen.
Licht daarnaast de teamstructuur toe en geef aan hoe je de beschikbaarheid en continuïteit van de dienstverlening garandeert, ook wanneer meerdere grote evenementen gelijktijdig plaatsvinden.
Stel gerust relevante referentieprojecten of praktijkvoorbeelden voor die aantonen dat jouw organisatie over de nodige expertise en capaciteiten beschikt.
Praktische informatie en procedure
Heb je interesse om mee te bouwen aan de toekomst van de Blankenbergse evenementen? Dan kan je jouw reactie indienen conform onderstaande praktische afspraken:
- Contact nemen voor: 31/10/2026
- Wijze van indiening: e-procurement of mailen naar vrijetijd@blankenberge.be
- Contactpersoon voor vragen: Maarten Baert (Deskundige Vrije Tijd). vrijetijd@blankenberge.be - T 050636 602
Na de verkennende gesprekken kan het lokaal bestuur Blankenberge een selectie maken van potentiële partners voor vervolggesprekken, en op termijn overgaan tot het uitschrijven van een formeel bestek.
Belangrijke opmerkingen
Deelname aan deze RFI is volledig vrijblijvend en informatief; er is geen enkele vergoeding voorzien voor het opstellen of indienen van uw reactie. De stad behoudt zich tevens het recht voor om naar eigen inzicht geen gevolg te geven aan deze marktbevraging.
Bijlagen
Ter ondersteuning van het dossier kan je volgende documenten optioneel opvragen:
- Een gedetailleerd overzicht van de evenementen inclusief historische bezoekersaantallen.
- De strategische visienota citymarketing van het lokaal bestuur Blankenberge.