Totaal softwarepakket voor de vrijetijdsdiensten van het Lokaal Bestuur Blankenberge

Projectnaam

Totaal softwarepakket voor de vrijetijdsdiensten van het Lokaal Bestuur Blankenberge. 

Start- en einddatum RFI

Tijdspanne waarbinnen je je interesse voor het project kan indienen:
26 september 2022 tot en met 21 oktober 2022. 

Opdrachtgever / projectverantwoordelijke

Lokaal Bestuur Blankenberge, Dienst Vrije Tijd
Hoogstraat 2, 8370 Blankenberge, 1e verdiep 
vrijetijd@blankenberge.be of T 050 636 602 

Context en voorwerp van de RFI

Het Lokaal Bestuur Blankenberge wenst samen met Farys een totaal softwarepakket te implementeren die de front- en backoffice zo veel mogelijk moeten ondersteunen en vereenvoudigen voor: 

  • zaalverhuur van stedelijke infrastructuur 
  • verhuur van stadsmateriaal 
  • aanvragen van evenementen (inname openbaar domein) 
  • inschrijvingen voor cultuur-, jeugd- en sportactiviteiten 
  • ticketverkoop voor stedelijke en culturele evenementen.

Het pakket moet het voor burgers (individueel/gezin), verenigingen, scholen en bedrijven mogelijk maken om, zowel online als aan de balies van de vrijetijdsdiensten, reserveringen en inschrijvingen te doen. De verschillende modules binnen het systeem zullen voornamelijk gebruikt worden door het cultuurcentrum, de jeugddienst, de sportdienst, het zwembad, de dienst evenementen, de dienst toerisme, de bibliotheek, het museum Belle Epoque Centrum, de financiële dienst en Technische dienst. Uitbreiding naar dienstencentrum en andere stadsdiensten moet mogelijk zijn. 

Het softwarepakket moet minstens bestaan uit volgende modules: 

Ticketing:

  • Verkoop via webshop: klantgerichte interface die toelaat om snel en eenvoudig 1 of meerdere toegangstickets voor 1 of meerdere evenementen aan te kopen.
  • Balieverkoop via fysieke verkooppunten (dus ook fysieke tickets d.m.v. ticketprinter, betaling mogelijk via Bancontact, online hedendaagse betaalmethodes).
  • Ticketcontrole (via handscanner of gelijkwaardig alternatief).
  • Live overzicht van de zaalbeschikbaarheid voor klanten en medewerkers d.m.v. gebruik zaalplan (met genummerde stoelen voor specifieke evenementen).
  • Verkoop van tickets met of zonder registratie van klant.

Inschrijvingen: 

  • Online inschrijvingsplatform voor activiteiten en cursussen.
  • Registreren aanwezigheden
  • Deelnemerslijsten / Wachtlijsten
  • Fiscale attesten

Evenementenloket: 

  • Online toelating vragen voor een activiteit of evenement op het openbaar domein. (wijkfeest, publiciteitsactie, straatanimatie,…)

Kassa: 

  • Verkoop van tickets en abonnementen, losse verkoop van goederen, afwaardering tickets, spaarpunten, kortingscodes gekoppeld aan verschillende klantentypes, piek- en daluren, tijdsloten, vouchers, stockbeheer,…

Verhuur: 

  • Stadsmateriaal: verhuur tenten, nadars, stoelen, receptietafels, vlaggenmasten,...
  • Zaalverhuur:
  • Overzicht beschikbaarheid zalen
  • Overzicht beschikbare materialen per zaal
  • Aanvragen bijkomend materiaal (beamer, podium, catering,...)

Facturatie: 

  • Facturen automatisch aanmaken en doorsturen naar de financiële dienst (er wordt gewerkt met software van Cipal/Schaubroeck).

Communicatie: 

  • Automatisatie van communicatie (bevestigingsmail bij het reserveren van een voorstelling, versturen van nieuwsbrieven,...).

Rapportage: 

  • Mogelijkheid tot bekijken historiek (= logging)
  • Diverse mogelijkheden tot het exporteren van data in Excel file (aanwezigheidslijsten, statistieken van verkopen, bezoekersaantallen, demografie,…)

Volgende functionaliteiten zijn essentieel: 

  • SaaS model, eventueel met backups on-premise.
  • Mogelijkheid tot uitbreiden van de software, zodat in de toekomst ook andere diensten de software kunnen gebruiken (vb. dienstencentrum De Bollaard).
  • Gebruiksvriendelijkheid: grafische interface die intuïtief aanvoelt voor zowel klanten als medewerkers.
  • Bij voorkeur een webshop die geïntegreerd is binnen onze website (www.blankenberge.be), of waarbij de grafische omgeving gelijkaardig is aan de website.
  • Centraal overkoepelend klantenbestand.
  • Koppeling met Mijn Burgerprofiel moet mogelijk zijn.
  • Registreren van buitenlandse klanten moet mogelijk zijn.
  • Overname van het huidig klantenbestand. (export vanuit ReCreateX)
  • Mogelijkheid tot koppelen met andere software (vb. Eaglebe, ...)
  • Mogelijkheid tot toegangscontrole (d.m.v. slimme sloten in combinatie van badge)
  • Hergebruiken van bestaande hardware: handscanners (Android) en BOCA-Lemur ticketprinters.
  • Mogelijkheid tot opleidingen voor baliemedewerkers.
  • Voldoende informatie (handleidingen) voor zowel gebruikers als beheerders.
  • Telefonische support, bereikbaar zijn in geval van problemen met de software.
  • Support bij escalatie van issues in het Nederlands en tijdens kantooruren Belgische tijd..
  • Toegangsmogelijkheden voor medewerkers mogen niet beperkt zijn (= alle gebruikers kunnen simultaan gebruik maken van de software).
  • Koppeling met UITPAS

Verwachtingen

De bedrijven die informatie willen delen over hun producten of diensten, moeten een zo volledig mogelijk beeld schetsen van de door hen aangeboden functionaliteit. Ze moeten het mogelijk maken dat het Lokaal Bestuur Blankenberge kan nagaan in hoeverre de beschrijvingen van het product of de dienst toelaten de verwachtingen in te vullen.

Louter indicatief mag bij het informatieaanbod ook prijsinformatie toegevoegd worden.

Deze marktprospectie heeft enkel tot doel gegevens te verzamelen zodat het Lokaal Bestuur Blankenberge in een later stadium de volgende acties op de meest efficiënte wijze kan plannen.

De gegevens die je aanreikt bieden een antwoord op onze vragen, maar worden in dit stadium NIET beoordeeld.

Timing uitrol project

2023

Praktische regeling

De potentiële leveranciers van dergelijke oplossingen worden gevraagd mee te werken aan het RFI-proces. Een definitief antwoord wordt verwacht tegen 21 oktober 2022.

Bij het Lokaal Bestuur Blankenberge heeft de dienst Communicatie de verantwoordelijkheid voor het behandelen van de ontvangen RFI’s. Alle vragen en opmerkingen kunnen gericht worden aan:

Dienst Vrije Tijd 
Hoogstraat 2, 8370 Blankenberge 
T 050 636 602 
vrijetijd@blankenberge.be 

Het Lokaal Bestuur Blankenberge garandeert het vertrouwelijk karakter van alle informatie die in het kader van deze marktprospectie wordt meegedeeld. Met deze marktprospectie doet het Lokaal Bestuur Blankenberge geen afbreuk aan haar verplichting om de wetgeving op de overheidsopdrachten toe te passen. Een al dan niet deelname aan deze marktprospectie zal op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed hebben op de mogelijkheid tot deelname aan een latere overheidsopdracht en hieruit voortvloeiende selectie- en gunningsprocedure. Deze marktprospectie is geen oproep tot mededinging en staat los van enige aanbestedingsprocedure. Een eventuele latere overheidsopdracht zal volledig conform de desbetreffende wetgeving worden georganiseerd overeenkomstig de hierin opgenomen regels.

Vragen?

Heb je interesse in deze uitdaging? Bezorg ons dan tegen ten laatste 21 oktober 2022 de gevraagde informatie.