Vzw of feitelijke vereniging?

Feitelijke vereniging

De feitelijke vereniging heeft geen juridische structuur of waarde, geen rechtspersoonlijkheid. Als je met een aantal mensen iets onderneemt, ontstaat ze automatisch. Je moet die dus ook niet officieel oprichten of onderhouden. Zo lang het niet nodig is om je project een juridische vorm te geven, kan je blijven werken als feitelijke vereniging.

Belangrijk: 
Een feitelijke vereniging heeft altijd meerdere leden. Als je alleen op een podium staat (bijvoorbeeld als dj), kan je nooit een feitelijke vereniging zijn. Een feitelijke vereniging is geschikt voor eerder kleinschalige activiteiten, waarbij er over het algemeen weinig of geen winst wordt gemaakt, geen financiële risico’s worden genomen,… Dat betekent uiteraard niet dat een feitelijke vereniging geen geld mag verdienen.

Als je als collectief grote sommen geld verzamelt, investeringen wil gaan doen of financiële risico’s lopen, dan zal een feitelijke vereniging niet volstaan. In die gevallen is het namelijk interessant om het geld van de vereniging af te scheiden van dat van de individuele leden, zodat zij niet persoonlijk geraakt worden als er financieel of juridisch iets fout gaat met de vereniging. Leden van een feitelijke vereniging zijn echter altijd voor de volle 100% hoofdelijk aansprakelijk: als er iets fout loopt, dan zal elk lid daarvoor afzonderlijk moeten opdraaien. Leden van een feitelijke vereniging kunnen dus ook zelf failliet gaan als hun organisatie failliet gaat.

Strikt juridisch gezien bestaat een feitelijke vereniging niet. Er zijn dan ook geen wettelijke verplichtingen, tenzij je vereniging btw-plichtig is (zie hieronder). Het is in elk geval aan te raden om een goed overzicht bij te houden van alle inkomsten en uitgaven. Hoeveel komt er binnen. Wat wordt er aangekocht met gemeenschappelijk geld? Een eenvoudige spreadsheet volstaat hiervoor. Zorg ervoor dat alle inkomsten en uitgaven ook bewezen kunnen worden met facturen, kasbonnetjes, afrekeningen met de organisator,… Zo kom je in geval van eventuele controle niet voor verrassingen te staan.

Een feitelijke vereniging kan op zich geen contracten afsluiten. Elk lid moet mee ondertekenen, waardoor elk lid ook aansprakelijk is in het geval de afspraken uit het contract niet nageleefd worden. Een feitelijke vereniging kan ook geen eigendommen hebben: elk lid apart heeft een bepaald gedeelte van een gemeenschappelijke eigendom in handen.

Je begrijpt dat een feitelijke vereniging dus vooral geschikt is voor activiteiten waar geen risico's mee gepaard gaan, waar weinig geld mee verdiend wordt en die eerder kleinschalig blijven.

Vzw

De vereniging zonder winstoogmerk (vzw) is een makkelijk en goedkoop op te richten ondernemingsvorm. Twijfel je of een vzw wel de beste keuze is? Hieronder maken we enkele belangrijke afwegingen.

In sommige gevallen is het absoluut nodig om een rechtspersoon op te richten, in andere gevallen sterk aan te raden. Voor veel vormen van subsidies is een vzw bijvoorbeeld een voorwaarde en ook als je als vereniging geld wil lenen of een gebouw wil kopen, zal (minstens) een vzw nodig zijn. Als er grotere sommen geld verdiend en beheerd worden, of als je het geld van de vereniging juridisch en fiscaal gezien wil gescheiden houden van het persoonlijke geld van de leden, dan is de oprichting van een rechtspersoon heel sterk aan te raden. Op die manier kunnen schuldeisers bijvoorbeeld niet de persoonlijke rekeningen van de leden komen leegplunderen als er iets fout gaat. Een belangrijke uitzondering is de bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement.

Een vzw is in de eerste plaats een goeie optie als je als collectief een aantal dingen wil vergemakkelijken: facturen sturen naar een organisator, geld uit verschillende hoeken (een bal of fuif, een tornooi,…) op een eenvoudige manier beheren, enzovoort. Eén ding moet je wel altijd voor ogen houden: een vzw is geen goed idee voor puur commerciële doelstellingen. Als je daarnaast ook puur artistieke activiteiten hebt met een ‘maatschappelijke meerwaarde’, dan wordt dat probleem weer minder groot.

Een vzw mag, in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden, wel degelijk winst maken. Het grote punt is dat die winst niet zomaar mag verdeeld worden onder de leden. De uitkering van winst is wettelijk verboden. Dat wil niet zeggen dat je geen geld uit de vzw op je persoonlijke rekening kunt krijgen, maar het moet dan gaan om een vergoeding voor werkelijke prestaties die je voor die vzw levert (dat kan met een KVR, vrijwilligersvergoeding, een andere kostenvergoeding, via een SBK, een factuur als zelfstandige,…), en niet om een uitkering van winsten. Dus: als de inkomsten/winsten die je genereert enkel bedoeld zijn om opnieuw in je organisatie te investeren, kan je kiezen voor een vzw.

De vzw is onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Dat betekent dat er enkel belastingen moeten betaald worden op inkomsten uit onroerende goederen en beleggingen. Je zou de vzw dus ook kunnen omschrijven als een soort van onbelaste spaarpot. Maar als het vermogen van de vzw groter is dan € 25.000, dan betaalt die ook de zogenaamde ‘patrimoniumtaks’.

Uiteindelijk is het de fiscus die zal oordelen of je al dan niet een commercieel doel nastreeft. Indien je de vzw gebruikt voor commerciële doeleinden loop je het risico om door de fiscus aan de vennootschapsbelasting te worden onderworpen, met alle financiële gevolgen vandien. Als je twijfelt over het commerciële karakter van jouw onderneming is het dus veiliger om voor een vennootschap te kiezen.

De oprichting van een vzw brengt best wel wat administratie met zich mee. Akte, statuten, formulieren voor het Staatsblad, er komt een hoop invulwerk bij kijken. We overlopen alle stappen van het oprichtingsproces en wijzen je de weg naar de juiste documenten.

Stap 1: de oprichting

Je moet minstens met twee zijn om een vzw op te richten. De oprichters zijn de effectieve leden en staan aan het roer van de vereniging. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen lid worden van een vzw.

Stap 2: de akte

De oprichting wordt officieel gemaakt in een akte. Die akte luidt meestal als volgt: “op datum x, hebben volgende mensen besloten om een vzw op te richten waarvan de statuten luiden als volgt”. De statuten maken dus deel uit van de oprichtingsakte. De statuten zijn de grondbeginselen van de organisatie van de vzw. Die hebben als doel om informatie te verstrekken en de organisatie van de vereniging te structureren. De statuten moeten bepaalde verplichte gegevens bevatten:

• de identiteit van de stichters (naam, voornaam en woonplaats);
• de naam van de vereniging en het gewest waar zij gevestigd is;
• het minimum aantal leden (mag niet minder zijn dan 2);
• de omschrijving van het belangeloos doel;
• een opsomming van de activiteiten die zij wil uitoefenen (voorwerp);
• hoe leden kunnen toetreden en uittreden;
• de bevoegdheden en bijeenroeping van de algemene vergadering, plus de manier waarop de beslissingen van de algemene vergadering 'publiek' worden gemaakt;
• de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van (dagelijkse) bestuurders;
• het maximumbedrag van bijdragen of stortingen ten laste van de leden;
• de bestemming van het vermogen in geval van ontbinding;
• de duur van de vereniging (kan voor onbepaalde tijd).

Tip! Via de database van de kruispuntbank van ondernemingen (KBO) kan je alle statuten van bestaande vzw’s terugvinden, handig om eens te vergelijken hoe andere vzw’s hun statuten hebben opgesteld.

Het belangrijkste in de statuten is de omschrijving van het belangeloos doel van de vereniging. Middelen van de vzw kunnen immers enkel aangewend worden voor doelen waar de vzw voor werd opgericht. Je moet dus opletten dat je het belangeloos doel niet te nauw omschrijft, het moet zo goed mogelijk afgestemd zijn op wat je met de vzw wilt doen.

Stap 3: bekendmaken

De oprichtingsakte moet door alle oprichters ondertekend worden en volgens een welbepaalde procedure neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van jouw arrondissement. In de praktijk komt het er op neer dat je een heel dossier moet opmaken met allerlei stukken in. Dit dossier kan je ook indienen via de e-griffie. Dat gaat meestal een pak sneller en is goedkoper dan wanneer je de akte fysiek neerlegt.

Een overzicht van wat je allemaal nodig hebt:

• De originele oprichtingsakte ondertekend door alle oprichters.
• Ingevuld formulier I luik A in drievoud.
• Ingevuld formulier I luik B in drievoud. Hierin wordt de tekst van de akte opgenomen. Je voegt hier ook de benoeming van de bestuurders door de Algemene Vergadering toe met voornaam, familienaam en adres, geboorteplaats en –datum. Je kan dit, indien gewenst, ook apart indienen als proces-verbaal van de Algemene Vergadering. Extra opgelet voor wie nog fysiek indient, vooraan op het formulier schrijf je de naam en hoedanigheid van de persoon die tekent (bijvoorbeeld de bestuurder); de handtekening zelf mag enkel op de achterkant worden gezet met nog eens de naam erbij.
• Ingevuld formulier I luik C in drievoud: hierin geef je de mensen op die benoemd worden tot bestuurders. Het vermelden van de functie (voorzitter, penningmeester, secretaris) is niet verplicht, in dat geval vermeld je gewoon ‘bestuurder’. Dit luik wordt gewoon vooraan ondertekend.
• Bewijs van betaling van € 198,56 op rekeningnummer BE48 6792 0055 0227 van het Belgisch Staatsblad met vermelding van de naam van de vzw. In de e-griffie is de betaling de laatste stap in het proces en moet je dus nog niet voorafgaandelijk betalen. Oprichting via e-griffie kost je € 143,51. Deze bijdragen zijn inclusief btw en gelden vanaf 1 maart 2021.

Het ledenregister, dat een overzicht biedt van wie er in je Algemene Vergadering zit, moet je niet neerleggen bij de griffie, maar wel verplicht bijhouden op het zeteladres van de vzw. Sommige griffies vragen ook dat je het ledenregister kan voorleggen bij oprichting, het kan dus lonen om toch een exemplaar mee te nemen als je je oprichtingsakte in persoon gaat neerleggen. Als er leden bijkomen of vertrekken, moet het bestuursorgaan de ledenlijst binnen de 8 dagen aanpassen.

Met heel dit dossier ga je naar de ondernemingsrechtbank van het gerechtelijk arrondissement dat hoort bij het zeteladres van de vzw. Meestal is er een aparte balie voor vzw’s. Je kan er ook voor kiezen om de hele handel op te sturen, met een begeleidende brief.

De griffier zal bij de neerlegging controleren of alle stukken juist en volledig zijn. Als hij/zij je statuten aanvaardt, zal je vzw ingeschreven worden in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Er wordt hiervoor een ondernemingsnummer toegekend. Vanaf dat moment heb je officieel een vzw.

De griffie zal er ook voor zorgen dat de nodige zaken gepubliceerd worden in het Staatsblad.

Stap 4: de rekening

Na neerlegging krijg je een eigen exemplaar van de statuten, voorzien van de nodige officiële stempels. Met dit document kan je naar de bank gaan om een (professionele) bankrekening voor de vzw te openen.

Stap 5: het btw-nummer

Als je vzw activiteiten uitoefent die onder het btw-stelsel vallen, moet je passeren bij het lokale btw-kantoor. Het btw-kantoor zal dan bepalen of het ondernemingsnummer btw-actief gemaakt wordt. Als de geschatte jaarlijkse omzet van de vzw onder de € 25.000,00 ligt, kan je een vrijstelling aanvragen op basis van de kleine ondernemingsregel. Die vrijstelling krijg je dus niet automatisch!

Klik hier als je voorbeeldstatuten wil bekijken.

Bron: VI.BE